Pytanie:Jesteśmy dużą wspólnotą mieszkaniową (ponad 150 lokali) powstałą w 2006 r. Na pierwszym zebraniu wspólnoty podjęto lakoniczną uchwałę o powołaniu zarządu w składzie 5 osób. W 2008 r. na zebraniu właścicieli w związku ze złożoną rezygnacją przez dwóch członków zarządu wybrano dwie inne osoby. Na zebraniu w tym roku uchwalono regulamin pracy zarządu, w którym określono, że zarząd składa się z 5 osób. Jednocześnie odwołano jednego z członków zarządu nie powołując nikogo na jego miejsce. Obecnie zarząd składa się więc z 4 osób. Uchwały zapadły w trybie mieszanym tzn na zebraniu i poprzez indywidualne zbieranie głosów. Lokatorzy o podjęciu obydwu uchwał zostali powiadomieni. Czy nasza wspólnota posiada zarząd?
Odpowiedź:Jeśli określa się ilość członków zarządu to powinno to mieć miejsce w uchwalonym przez wspólnotę statucie. Statut jest tu najwłaściwszym rozwiązaniem. Wszelkie regulaminy mają charakter bardziej porządkowy i regulują sposób postępowania np. regulamin porządku. Regulamin pracy zarządu wydaje się być trochę dziwnym pomysłem, ale oczywiście jeśli Wspólnota takowy chciała przyjąć to także będzie to ważny dokument. W statucie winno się przyjąć szereg uregulowań, których nie ma w Państwa regulaminie np. ile trwa kadencja zarządu itd. Jeśli nie ma takich uregulowań to zarząd powinien być wybierany co roku w drodze uchwały co jest dość uciążliwe. Co do ilości osób w zarządzie to teoretycznie nie ma tu ograniczeń ilościowych a są bardziej zdroworozsądkowe. Decyduje większość na każdym zebraniu rocznym. Lepiej jest określić limit osób w statucie i czas trwania kadencji np. 2 lub 3 lata. Wówczas za zebraniu corocznym uchwala się jedynie absolutorium dla zarządu i zarząd może się zająć ważniejszymi sprawami a nie tylko skupiać się co roku na tym czy będzie dalej wybrany czy odwołany. Jak pokazuje praktyka w przeciętnej wspólnocie nie zmienia się zarządu co roku tylko raz na kilka lat. Zarząd jest władny podejmować decyzje w składzie, w jakim został powołany. Jeśli więc wybrano 5 członków to tylko 5 członków zarządu wspólnie może podejmować decyzje. Jeśli odwołano 2 lub z funkcji tej zrezygnowały 2 osoby to Wspólnota powinna podjąć nową uchwałę o wyborze członków zarządu, gdyż w przeciwnym wypadku 3 pozostałe nie mogą same podejmować decyzji i skutecznych działań. Jeśli na ostatnim zebraniu określono zarząd na 5 osób a odwołano 1 z nich to zarząd nie jest kompletny. Jeśli Wspólnota podjęła takie uchwały częściowo na zebraniu a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów i podjęła je większość to uchwały takie są ważne. Wspólnota powinna podjąć obecnie nową uchwałę i ponownie wybrać 5 członków zarządu. Jak sami Państwo widzicie większa liczba wybieranych osób oznacza większe problemy z funkcjonowaniem Wspólnoty, gdyż większe jest prawdopodobieństwo, że jakaś osoba zostanie odwołana lub zrezygnuje i wciąż trzeba podejmować w tej sprawie uchwały. Trudniej też podejmować zarządowi decyzje i może on działać mało efektywnie. Odpowiadając na Pana końcowe pytanie: Wspólnota posiada zarząd ale niekompletny. 4 członków zarządu może wykonywać część ze swoich obowiązków, jednakże gdyby miała być podjęta jakaś czynność wymagająca akceptacji wszystkich członków zarządu to zabraknie tego 5 członka zarządu. Przykładem może być czynność w banku, która wymaga podpisów wszystkich członków zarządu. Naszym zdaniem w opisanej sytuacji właściwym rozwiązaniem jest podjęcie nowej uchwały o wyborze zarządu, gdyż wówczas zarząd może legitymować się taką uchwałą reprezentując wspólnotę na zewnątrz. W wypadku gdyby miało to miejsce częściowo w jednej, a częściowo w innej uchwale, stan prawny wynikający z takich dokumentów byłby bardzo nieczytelny lub mógłby być wogóle zakwestionowany.
