Jesteśmy dużą wspólnotą mieszkaniową (ponad 150 lokali) powstałą w 2006 r. Na pierwszym zebraniu wspólnoty podjęto lakoniczną uchwałę o powołaniu zarządu w składzie 5 osób. W 2008 r. na zebraniu właścicieli w związku ze złożoną rezygnacją przez dwóch członków zarządu wybrano dwie inne osoby. Na zebraniu w tym roku uchwalono regulamin pracy zarządu, w którym określono, że zarząd składa się z 5 osób. Jednocześnie odwołano jednego z członków zarządu nie powołując nikogo na jego miejsce. Obecnie zarząd składa się więc z 4 osób. Uchwały zapadły w trybie mieszanym tzn. na zebraniu i poprzez indywidualne zbieranie głosów. Lokatorzy o podjęciu obydwu uchwał zostali powiadomieni. Czy nasza wspólnota posiada zarząd?
Jeśli określa się ilość członków zarządu, to powinno to mieć miejsce w uchwalonym przez wspólnotę statucie. Statut jest tu najwłaściwszym rozwiązaniem. Wszelkie regulaminy mają charakter bardziej porządkowy i regulują sposób postępowania np. regulamin porządku. Regulamin pracy zarządu wydaje się być trochę dziwnym pomysłem, ale oczywiście jeśli Wspólnota takowy chciała przyjąć, to także będzie to ważny dokument. W statutach uchwala się szereg uregulowań, których nie ma w Państwa regulaminie np. ile trwa kadencja zarządu itd. Jeśli nie ma takich uregulowań, to zarząd powinien być wybierany co roku w drodze uchwały, co może być dość uciążliwe.
Co do ilości osób w zarządzie, to teoretycznie nie ma tu ograniczeń ilościowych a są bardziej zdroworozsądkowe. Decyduje większość na każdym zebraniu rocznym. Lepiej jest określić limit osób w statucie i czas trwania kadencji np. 2 lub 3 lata. Wówczas za zebraniu corocznym uchwala się jedynie absolutorium dla zarządu i zarząd może się zająć ważniejszymi sprawami a nie tylko skupiać się co roku na tym, czy będzie dalej wybrany, czy odwołany. Jak pokazuje praktyka w przeciętnej wspólnocie nie zmienia się zarządu co roku, tylko raz na kilka lat.
Zarząd jest władny podejmować decyzje w składzie, w jakim został powołany. Jeśli więc wybrano 5 członków, to tylko 5 członków zarządu wspólnie może podejmować decyzje. Jeśli odwołano dwóch członków lub zrezygnowaliby oni z takiej funkcji, to Wspólnota powinna podjąć nową uchwałę o wyborze członków zarządu, gdyż w przeciwnym wypadku trzy pozostałe osoby nie mogą same podejmować decyzji i skutecznych działań. Jeśli na ostatnim zebraniu określono zarząd w składzie pięciu osób a odwołano jedną z nich, to zarząd nie jest kompletny.
Jeśli Wspólnota podjęła takie uchwały częściowo na zebraniu a częściowo w trybie indywidualnego zbierania głosów i podjęła je większość, to uchwały takie są ważne. Wspólnota powinna podjąć obecnie nową uchwałę i ponownie wybrać pięciu członków zarządu. Jak sami Państwo widzicie, większa liczba wybieranych osób oznacza większe problemy z funkcjonowaniem Wspólnoty, gdyż większe jest prawdopodobieństwo, że jakaś osoba zostanie odwołana lub zrezygnuje i wciąż trzeba podejmować w tej sprawie uchwały. Trudniej też podejmować zarządowi decyzje i może on działać mało efektywnie.
Odpowiadając na Pana końcowe pytanie: Wspólnota posiada zarząd, ale niekompletny. Czterech członków zarządu może wykonywać część ze swoich obowiązków, jednakże gdyby miała być podjęta jakaś czynność wymagająca akceptacji wszystkich członków zarządu to zabraknie tego piątego członka zarządu. Podobnym przykładem może być czynność w banku, która bez wymaganych podpisów wszystkich członków zarządu nie odnosi żadnego skutku.
Naszym zdaniem w opisanej sytuacji właściwym rozwiązaniem jest podjęcie nowej uchwały o wyborze zarządu, gdyż wówczas zarząd może legitymować się taką uchwałą, reprezentując wspólnotę na zewnątrz. W wypadku gdyby miało to miejsce częściowo w jednej, a częściowo w innej uchwale, stan prawny wynikający z takich dokumentów byłby bardzo nieczytelny lub mógłby być w ogóle zakwestionowany.
